Roeselare wint Agoria Smart City Award met project ‘Efficiëntere dienstverlening dankzij data inzichten'.

Voor het tweede jaar op rij wint de stad Roeselare een Agoria award als slimme stad. Dankzij een uitgebreide data en BI strategie heeft de stad Roeselare een constant inzicht in de dienstverlening aan zijn burgers. Hierdoor is de organisatie en het beleid in staat om de dienstverlening permanent bij te sturen, doorlooptijden te verminderen en efficiëntie te verhogen op basis van objectieve informatie.

Vandaag werden de Agoria Smart City Awards uitgereikt. Hiermee worden digitale overheidsprojecten in de kijker gezet die worden gerealiseerd op vlak van dienstverlening aan de burgers en ondernemingen en die tegelijkertijd blijk geven van innovativiteit, duurzaamheid, zin tot samenwerking en administratieve vereenvoudiging.. Voor haar project waarbij dataverwerking de dienstverlening vlotter, klant- en gebruiksvriendelijker maakt, werd stad Roeselare genomineerd in 2 categorieën namelijk Gebruiksvriendelijkheid en Beste Smart City Project.

Door gegevens van meldingen die binnenkomen via bvb 1788 op een intelligente manier te structureren via een apart gebouwd digitaal dashboard kan de stad haar dienstverlening verbeteren. Zo werden meldingen rond bladkorven in kaart gebracht en werd gekeken of bepaalde korven ifv deze melding niet beter elders geplaatst worden. Zo wordt de dienstverlening van de burger beter en krijgt de stad ook minder meldingen.

Dit project is een huzaren stukje dat door de samenwerking van verschillende interne en externe diensten gerealiseerd werd. De award voor Beste Smart City Project is dan ook een mooie beloning voor het vele werk.

We zijn heel blij dat we door het inzetten van data en gegevensbeheer op een slimme manier stappen kunnen zetten om een echte smart city te worden. Deze prijs zorgt alvast voor de bevestiging dat we hier op heel goede weg zijn.

Inzicht in data

Dankzij een uitgebreide data en Business Intelligence strategie heeft de stad Roeselare een constant inzicht in de dienstverlening aan zijn burgers. Dit inzicht is niet beperkt tot één team maar focust net op de impact van de verschillende teams op elkaar waardoor er organisatie- brede inzichten ontstaan in knelpunten of teams. Hierdoor is de organisatie en het beleid in staat om de dienstverlening permanent bij te sturen, doorlooptijden te verminderen, efficiëntie te verhogen, enz. op basis van objectieve informatie.

Vandaag kunnen we dan ook met trots zeggen dat de stad een data gestuurde organisatie is ten dienste van de burger. We weten perfect hoe vragen doorheen onze organisatie stromen, welke doorlooptijden we hebben, hoe verschillende teams elkaar impacteren, hoe verschillende elementen zich tegenover elkaar verhouden, de verspreiding van de meldingen op het grondgebied, enz.

Voordelen voor de burger

Er is een vlotte doorstroming van de aanvraag naar de betrokken dienst/persoon. Dit brengt meteen een kortere doorlooptijd met zich mee. Voor verschillende thema’s wordt een tijdswinst genoteerd van 10% in 2020 t.o.v. 2019. Vragen en input worden objectiever in kaart gebracht waardoor er bevestiging is van zaken die de burger denkt en wij niet zien en omgekeerd. De voordelen gelden niet alleen voor de burger maar zijn ook van toepassing op onze medewerkers, schepenen, politie, enz. daar alle vragen op dezelfde manier worden aangepakt.

De constante opvolging zorgt voor een pro-actieve benadering van uitdagingen nog voor een groep van burgers deze aankaarten.

Gebruiksvriendelijk

Het systeem is eenvoudig in gebruik zodat het vaker en door meer medewerkers kan gebruikt worden. Waar vroeger experten nodig waren om de verschillende datalagen te bekijken en te interpreteren kan men dit nu zelf via een intuïtieve en gebruiksvriendelijke oplossing. Voor wie de cijfers moet interpreteren is er steeds meer data beschikbaar die op een éénvoudige manier aan elkaar kan gekoppeld worden zodat onverwachte inzichten ontstaan.. Zo is er beter inzicht in alle mogelijke vragen en kunnen analyses in meer richtingen gemaakt worden. Belangrijk gegeven is dat de privacy van de aanvrager gerespecteerd wordt.

Door de eenvoud wordt er meer gebruik gemaakt van de verschillende mogelijkheden, door meer mensen. Niet alleen kan er zo sneller geantwoord worden op vragen, ook worden interne onduidelijkheden rapper gedetecteerd.

Smart city

De wijze waarop we van de stad één service organisatie hebben gemaakt is reeds uniek en wordt erkend in binnen- en buitenland (de V-ICT-OR Gouden bit ward in 2018 en een presentatie op het seminarie overheid 360° Nederland in 2019).

De wijze waarop we met bestaande technologie een data strategie realiseren en deze ontsluiten voor en over, de volledige stadsorganisatie is de kers op de taart voor ieder bestuur.

Nieuwe technologieën zoals machine learning zorgen er voor dat we datalagen hebben die anders onhaalbaar zijn. We hebben de datalaag van verkeersborden (Agoria Award 2019) die we nu bovenop meldingen van de burgers leggen en geografisch weergeven hoe die twee kunnen gekoppeld worden.

Ons verhaal is in ons land eerder uniek en is wat smart city betekent: “an innovative city that uses information and communication technologies (ICTs) and other means to improve quality of life, efficiency of urban operation and services, and competitiveness, while ensuring that it meets the needs of present and future generations with respect to economic, social and environmental aspects".

(Een slimme stad is een innovatieve stad die informatie- en communicatietechnologieën (ICT's) en andere middelen gebruikt om de levenskwaliteit, de efficiëntie van stedelijke exploitatie en diensten en het concurrentievermogen te verbeteren, en er tegelijkertijd voor zorgt dat ze voldoet aan de behoeften van huidige en toekomstige generaties met betrekking tot economische, sociale en milieuaspecten.)

Project in beeld

Via deze link krijg je meer info over het project.

Meer info: Geert Sinnaeve | Directeur ICT Shared Services | Geert.Sinnaeve@roeselare.be | 051 80 55 56